شرکت‌ها اغلب با نامه‌های اداری زیادی سر و کار دارند که گاهاً نیاز است به ثبت و نگهداری این نامه‌ها بپردازند. ثبت دستی نامه‌های صادره و وارده تا زمانی که حجم آن‌ها کم باشد امری ممکن و شدنی است اما به مرور زمان و افزایش فعالیت‌های شرکت حجم این نامه‌ها نیز به شدت افزایش می‌یابد و نیاز به یک اتوماسیون جهت حفظ و ساماندهی به این نامه‌ها به شدت احساس می‌شود.

افزونه‌ی اسناد و دبیرخانه محک علاوه بر ثبت تمامی نامه‌های صادره و وارده به همراه ضمائم، امکان جست و جو میان آن‌ها را نیز فراهم کرده است.